Group Reservation

Pentru rezervari de grup in HMS exista un modul dedicate in acest sens -> Group Sales. In acest modul se poate verifica in orice moment disponibilul de camere pentru grupuri (Group Availability), se pot crea rezervari de grup (Group Booking) si se pot aloca camere pentru acestea (Group Blocking). 

Inainte de a face o rezervare de grup se va verifica disponibilul de camere -> Group Availability. 

Selectati data din calendar, si vedeti disponibil camere in Proprietate (vedeti sus Property: TCNET INN1). Vedeti total disponibil la rubrica Total Rooms, iar la Group Availability vedeti alte rezervari de grup existente in sistem si cate camera au blocate. Mai jos la group name vedeti si lista de grupuri cu camere blocate (si mai ales cate) pe fiecare in parte. Exemplu Grup Accent Travel are 10 camere blocate in perioada 09-. 

Pentru a crea o rezervre de grup accesati Group Booking. 

Ecranul care se va deschide arata asa: 

In continuare voi explica si exemplifica campurile de folosit si completat la o rezervare de grup.  

Booker Type - Booking Agency sau Organization. 

Booker – aveti posibilitatea sa alegeti din lista de profile organizatorul (un profil de agentie din baza de date). 

Il selectati si confirmati cu OK. Vedeti la Group Name – se va trece automat numele agentiei, dar se poate modifica. 

Obligtoriu se va specifica Status (Proespect/Tentative/Definite). 

Prospect = grupuri pentru care s-a trimis o oferta. 

Tentative = se poate contura schema de camere blocate in plus fata de Prospecti, dar camerele blocate nu vor afecta Disponibil Hotel. 

Definite = se bocheaza camerele si se scot din disponibil, se creaza rezervarile de camere. 

Urmeaza Group Type = Business/Leisure/Sport etc. Perioada sejur + Planned Released Date (data limita pana la care camerele blocate pentru grup si nerezvate vor fi pastrate pentru grup. Dupa aceasta data camerele blocate si nerezervate se vor intoarce in disponibil hotel). 

Specificati tariful (Rate Plan), Datele persoanei de contact ale organizatorului sunt obligatorii. Campul Notes este optional, dar odata completat si pusa bifa pe “Copy to Delegate”, aceste note/observatii vor aparea pe fiecare rezervare de camera din cadrul grupului. Source of Business si Market Segment sunt 2 campuri obligatorii la toate rezervarile din HMS (inclusiv la grupuri). 

Campurile Guarantee si Delegate Guarantee sunt “collapsed” in prima faza, dar se extind (click pe ele) ca sa completati modalitatea de garantare (Agency Guarantee in cazul nostru).

Urmeaza Settlement si Delegate Settlement, rubrici la care se specifica modalitatea de plata.  

Dupa ce se completeaza toate informatiile legate de rezervarea de grup – apasati butonul Save/Submit. Rezervarea va arata asa: 

Observati Confirmation Number si Status (Tentative) in cazul nostru. 

Schimbati status Grup in Definite, sau Cancel. 

In continuare vom parcurge si explica taburile care se regasesc pe rezervarea de grup. 

Room Types – in acest tab se vor declara camerele “participante” asociate la aceasta actiune. 

Allow Borrowing – specificati daca se pot “imprumuta” camerele blocate de pe un tip pe altul. Allow Overbooking – specificati daca se poate face Overbooking pe grupul pespectiv (10 cam. blocate vs. 12 rezervari). Associate Room Types – selectati tipurile de camere alocate grupului.  

Click pe tipul de camere selectat, click pe butonul care muta tipul de camere din rubrica Unassociated Room Types in Associated Room Types. Salvati cu Submit. 

Asa arata un tip de camera selectat si aveti optiunea sa bifati sau nu Stop Selling rooms at 0 (nu permite mai multe rezervari decat camere blocate). 

Rates – se va stabili tariful la care se “va vinde” grupul respectiv. 

Forecast Occupancy – specificati raportarea pentru gradul de ocupare Single / Double. 

Copy Default Rate – grupul va folosi “pretul de lista” al tarfiului BAR. 

Specificati pret negociat – in cazul de fata 235 RON in regim de dubla pentru camerele de tip DBLT (twin) si Submit. Vedeti mai jos schimbarea de tarif discutata atasata grupului. 

Ad Item – permite adaugarea de suplimente (servicii extra la tariful de cazare). 

Rate Details – permite vizualizare tarif + detaii (mese incluse, servicii extra). 

Rate Plan Schedule – aveti posibilitatea sa setati pe o rezervare de grup mai multe tarife. 

Am selectat cea de a II-a noapte, am schimbat cod tarifar si Submit. Vezdeti rezultatul mai jos, noaptea de 09.02. va merge pe tariful BAR iar noaptea de 10.02 pe RACK. 

In tab-ul urmator, Block - se blocheaza camerele. 

Se va bifa, sau nu Cancel Returns Availability to Hotel = anularile de rezervari din cadrul grupului vor actualiza sau nu disponibil hotel (daca nu se bifeaza anularea de rezervari din cardrul grupului nu va afecta si disponibil hotel, doar pe cel de grup). 

Se va bifa sau nu Tentative Room Block Affects House Availability = ce spuneam mai sus, ca implicit blocarea camerelor pentru grupurile cu status Tentative nu afecteaza disponibil hotel.

Planed Release Date este data limita pana la care camerele blocate aici vor fi alocate grupului fara rezervare, dupa aceasta data camerele blocate, dar nerezervate se vor intoarce in disponibil hotel. 

Camerele se vor bloca pe fiecare zi in parte (vezi coloanele CON de la contracted si BLK de la Blocked in HSE AVL avem House Available). 

In cazul in care numarul de camere de alocat grupului este acelasi pentru fiecare zi a sejurului, se poate folosi optiunea Quick Entry, optiune care va seta acelasi numar de camere blocate pentru intreg sejurul. 

Observati ca atata timp cat nu am bifat optiunea Tentative Room Block Affects House Availability – disponibilitatea nu a fost modificat. 

In schimb, daca bifam aceasta optiune, 

Disponibilul va arata asa: 

Observati ca numarul de camera blocate a crescut cu 10, iar inlsita pe langa grupul initial, apare si rezervarea actuala de grup. 

Folosit butonul Release block in cazurile in care doriti sa anulati blocarea de camere inainte de termenul limita setat la rubrica Planned Release Date.  

Daca se va schimba status-ul grupului inainte a completa tab-ul Block, camerele blocate vor fi automat scoase din disponibil hotel. 

Odata schimbat status rezervare de grup Definite, optiunea Tentative Room Block Affects House Availability nu mai este prezenta. 

In tab-ul Auto Transfer se vor configura (dupa caz) serviciile care vor fi achitate de catre organizatorul grupului (GroupAccount). 

Auto Transfer Rule Type – Special Instruction sau vezi otpiuni mai jos 

Default va fi selectat obligatoriu (altfel regula de Auto Transfer nu functioneaza). 

To Account – selectati Group account din lista (odata cu salvarea rezervarii de grup in HMS se va crea un Group account aferent acestuia).

Code Type - selectati Transaction Code (foarte rar celelalte optiuni). 

Code – codul tranzactiei de regula BB (de la Bed & Breakfast) 

Start si End Date - se vor specifica datele de inceput si de sfarsit a regulii de Auto Transfer (ca si in cazu tarifeleor, nu este obligatoriu ca aceasta regula sa se aplice pe toata durata sejurului). 

In tab-ul Delegates – se vor face rezervarile pentru camerele blocate. Atentie in acest moment status grup trebuie sa fie obligatoriu Definite. 

Campurile de completat sunt urmatoarele: 

Quantity – numarul de rezervari, introduceti 1 daca aveti rooming list si adaugati una cate una rezervarile, iar la nume delgati treceti numele clientilor conform listei, altfel in exemplul de mai jos am trecut 10 camere air la nume am trecut nume generic “Delegat Grup” 

Alegeti tipul de camere (am trecut DBLT pentru ca astfel de camere am blocat). 

Adults – specificati numarul de adulti pe camera/rezervare. 

Salvati cu Submit. 

Dupa ce s-au creat rezervarile ecranul arata asa: 

Vedeti lista cu rezervarile iar in subsol avem un centralizator cu 10 inregistrati – 10 rezervari. 

Este foarte importanta ordinea completarii acestor taburi. Iar la Delegates sa ajungeti la sfarsit. Astfel rezervarile se vor crea cu tariful salvat in tab-ul Rates, cu regula de Auto Transfer setata in tab-ul cu acelasi nume. Altfel, daca veti face modificari asupra grupului, (modificare tarif, sau modificare Auto Transfer Rule) va trebui sa accesati butonul Actions pentru actualizarea rezervarilor. 

In exmplul care urmeaza voi simula actualizarea tarifelor. 

In partea din stanga am bifat rezervarile pe care le vom actualiza click pe Actions si selectati Delegate Rate Update. 

Observati selectate ambele nopti pentru care s-a facut rezervarea si se acceseaza campul Rate Plan. Selectati codul tarifar RACK pentru ambele nopti si salvati cu OK. 

In ecranul urmator confirmati cu Submit.

In tab-ul Notes se vor introduce Note/Observatii legate de rezervarea respectiva.  

Introduceti text, bifati, sau nu, dupa caz cele 3 optiuni. Print on Confirmation, Print on Check in, Print on Registration, salvati cu Submit. 

Comentarii/observatii legate de rezervarile de grup veti putea introduce in tab-ul Comments. 

Dupa ce dati click pe Add Comment, apare urmatorul ecran. 

Scrieti comentariile si click pe Save. 

Asa arata comentariile dupa c eati apasat Save. 

In tab-ul Documents se pot salva de exemplu contractele incheiate cu companiile organizatoare. 

Accesati butonul Create/Upload Document pentru a salva contratcele salvate local pe PC in baza de date, iar acestea vor accesibile tutror operatorilor cu acces la aceasta functie in HMS. 

Dupa aceea dati click pe butonul Create/Upload Document, apare acest ecran. Cu Browse selscti fisierul pe care doriti sa-l atasati acestei rezervari de grup.