Traces în HMS

Traces in HMS este destinat utilizarii de catre hotelieri pentru a-si putea puncta anumite informatii / alerte pe rezervari si urmari/raporta realizarea acestora.

1 – Definire categorii Traces – Administration – > Defined Traces (daca nu exista optiunea asta se adauga)

Administration -> Security – User Groups – (selecteaza categorie) -> Menus.

Adaugati optiunea vezi exemplum ai jos.

Odata adaugata optiunea in meniu – acestea (Traces) se configureaza.

Trace Type – modulul pentru care este destinat

Account receivable – modul urmarire clienti A/R

Activities – Activitati 

Event Master – Rezervare organizator eveniment

Event Reservation - Rezervare eveniment

Group – valabile pentru rezervarile de grup

Guest Stay - rezervari individuale

Rate Plan – Tarife

Trace Name – Nume + Descriere

Topic – sbiect alerta 

Trace Delivery Method – modalitatea de livrare

Alerta – Daca selectati aceasta optiune, va fi afisata o fereastra de alerta pentru utilizatorii specificati la accesarea rezervarii. Fereastra de alerta poate fi setata sa apara in timpul procesului de check-in sau check-out, sau cand sejurul oaspetilor este în stare Rezervat sau intern sau pentru toate stările.

Alert and lock at check-out – Selectarea acestei optiuni va determina afisarea unei ferestre pop-up de alerta pentru utilizatorii specificati in timpul procesului de check-out si va bloca utilizatorul sa finalizeze check-out-ul oaspetelui pana cand status-ul alertei este “Complete”.

Email / User –  Selectarea acestei opțiuni pentru livrarea unui/unei Trace presupune trmiterea atentionarii pe mail fie in casuța de e-mail a utilizatorului, fie la adresa de e-mail specificata sau ambele. E-Mailurile vor pleca automat la procedura de End of Day la data specificata (vezi mai jos data specificata).

Date – data fixa pentru livrare

Date Offset from – selectand aceasta optiune – veti putea face programarea in functie de variantele de la optiunea 

Trace Offset From

• Days Before Start Date: livrare la un anumit numar de zile inainte de sosire.
• Days After Start Date: livrare la un anumit numar de zile dupa sosire.
• Days Before End Date: livrare la un anumit numar de zile inainte de data de plecare.
• Days After End Date: livrare la un anumit numar de zile dupa data de plecare.
• Days after Created Date: livrare la un anumit numar de zile dupa data rezervarii.

Locator – Selectand aceasta optiune se va afisa un buton de alerta pentru utilizatorii specificati si se va seta indicatorul de locatie a clientului la un moment dat pe care acesta il declara.

Alte optiuni:

Alert options: - momentul trimiterii alertei – in timpul unei astfel de actiuni

During Check-in Process 

During Check-out Process 

Reservation Status

In House Status

Al Statuses 

Vezi exemplu complet aici:

Atentionare preautorizare sume de pe rezervare (de regula nr. nopti cazare, sau intreg sejurul) la un anumit numar de zile inainte de sosire. Atentionare la adresa de mail sau la intreg departamentul Front Office.

Traces / Atentionarile se opereaza in HMS pe rezervare.

Selectati rezervarea si accesati tab-ul Traces.

Selectati din template-urile predefinite …unde la Topic Details completati detaliile si salvati.

Observati pe rezervre Trace adaugat.

Modul de functionare e simplu. La accesarea rezervarii Tab-ul Traces ste semnalizat.

Utilizatorul poate accesa sectiunea respectiva, si bifeaza optiunea rezolvata – Completed

Altfel la operatiunea de Check-out daca nu e pusa bifa pe rezolvat, apare mesajul de avertizare.

Check-out-ul va finctiona doar dupa ce se pune bifa pe Completed.

In continuare aveti un exemplu de configurare Trace cu Alerta/e-mail utilizator.

Observati Days si Due Date sunt campuri obligatorii. Astfel la inchiderea de zi a zilei anterioare un email de avertizare va pleca catre adresa de mail specificata.

Vezi exemplu mail automat (trimis la EOD) mai jos.

In HMS pe rezervare vedeti status schimbat in “Delivered”

Vezi exemplu de configurare Trace pentru anumite tarife. Exemplu pentru toate rezervarile facute pe Tarif X va aparea mesajul de incasare in avans la Check-in (ex. daca este rezervare facuta pe tarif Best Available Rate atunci se solicita plata la check-in).

Configurati care tarif va fi “afectat” de aceasta masura. Rates and Sales -> Pricing -> Rate Plan Traces. Selectari Tarif, selectati Trace, Bifati Alerta, pentru department Front Office si Activati. Bifati sa fie activ la toate Status-urile.

In momentul rezervarii pe acest tarif, Tab-ul Traces va fi activat automat.

Vezi detalii la accesarea tab-ului Traces.

Vezi exemplu de configurare Trace de tip “Locator”. 

La adaugarea pe rezervare specificati data si ora/intervalul orar pe care il declara clientul si savati.

Pe rezervarea respectiva in intervalul orar de mai sus va aparea simbolul Locator si tab-ul Traces pentru detalii.La expirarea timpului acle buton devine inactiv automat.

Odata folosite aceste otpiuni (Traces) se vor putea lista si rapoarte in acest sens. Vedeti exemplu mai jos: Puteti selecta mesajele doar pentru o rezervare – Guest Confirmation, status – Trace Status, Utilizator – Assigned User si altele.

Iar raportul arata asa: