Activities HMS

Modificat la Jo, 11 Apr la 4:37 PM

Acest modul din HMS permite evidenta rezervarilor si administrarea activitatilor adiacente din hotel cum ar fi Programarile SPA / Cursiri schi / Programari sedinte echitatie etc. Rezervarea de activitati poate fi facuta fie pe o rezervare client, fie pe un Profil de client. Astfel in unul din cele 2 ecrane (Guest Stay/Sejur Client sau Guest Profile/Profil Client) aveti la indemana optiunea de a rezerva activitatile. Prestarea acestor servicii trebuie sa iaba definit un prestator al acestor servicii (Activity Provider) pe baza disponibilitatii acestuia se vor face rezervarile, si un servicu aferent (TransactionCode) care va fi taxat la prestarea acestor servici.

- Setari preliminare Administration -> Configuration -> Global Codes
1. – Selectati Activity Type - > Code Value si configurati tipurile de activitati
  1. – Selectati Activity Provider Type – Code Value si configurati tipurile de angajati 2. – Configurati personalul care presteaza aceste serviciii in modulul Activiy – Activity ProvidersDeclarati Cod/Nume/Tip angajat/Tip Activitati pe care le presteaza.
    Daca la Provider Code Puteti trece datele anonimizate ex. Fizioterapeut, la rubrica Provider Contact Detail completati datele de contact ale persoanei respective.
    1. – Configurati Activitatile (Servicii prestate ce necesita o programare) din Modulul Activity - > Activity Configuration.La Activity - introduceti nume activitate + descriere daca e cazul
      Earliest Activity Date / Latest Activity Date – interval in care se presteaza aceste servicii (Decembrie – martie pentru cursuri schi).
      Activity type – tip activitate configurat mai sus
      Eligible for Up Sale – daca se bifeaza aceasta otpiune va aparea in ecranul de check-in online.
      In partea dreapta se va asocial persoana care presteaza acest serviciu (activity Provider configurat mai sus).
      Non-Room Item – se poate asocia cu unul din Add on-uri (suplimente) din rezervare
      Transaction Code – codul de tranzactie al serviciului configurat si care va fi inregistrat in Folio respectiv Factura
      Allow Rate Override – se bifeaza daca utilizatorii vor avea access a modifice pretul/tariful
      Pricing Type – Per activity taxarea se face pe activitate*.
      *mai aveti disponibile optiunile /Zi, /Ora, /Minut.
      Posting Option – Completion (se taxeaza atunci cand activitatea este bifata ca efectuata - Complete)*.
      *mai aveti disponibile optiunile Booking (la rezervare), Check-in (la cazare), Activity Start Date (inceputul datei activitatii), Manual (operatorul taxeaza manual).
      Descriere postare pentru optiunile de maisus:
      Copletion – postare la momentul cand se schimba status Complete
      Booking – se posteaza automat la salvarea rezervarii
      Check-in – se [osteaza la cazarea clientului
      Activity start date – se taxeaza la inceputl zilei (EOD)
      Manual – aveti optiunea Post Charge
      Sau avetizare daca se bifeaza status “Complete”
      
      Scheduling Type – Start Time (programare dupa ora de inceput a activitatii)*.
      *mai sunt disponibile optiunile Daily (organizare excursii/drumetii de o zi), Appointment (la rezervare – nu exista un orar prestabilit – inchiriere biciclete).
      Day of Week – bifati zilele in care aceste activitati se desfasoara
      Earliest Start Time – ora minima de inceput a activitatii
      Latest Start Time – ora maxima de inceput a activitatii
      Interval – interval de timp la car se poate face rezervarea. Ex. Dca Interval0 = 30 – rezervaril se vor putea face din 30 in 30 min. daca este 15 din 15 in 15 min. Pentru a putea face rezervare pentru orice moment se paote pune 1. Adtfel prmite rezervare la ora 17.01.
      Inainte de salvare verificati Status = Active ca sa poata fi folosita.
      
      Vedeti mai jos optiunile de la Guest Type
      Min Age – Max Age – varsta minima- maxima permisa la aceste activitati
      Max Concurent – cate activitati concurente se pot desfasura simultan.
      Max per Start Time – nr. maxim activitati care port incepe in acelasi timp (1 daca vorbim de proceduri individuale si mai multi pentru sedinte de hidroterapie).
      Min per Booking (1 daca este vorba de o activitate/procedura individuala sim ai multi pentru Excursie de o zi la Castelul Bran).
      Max per Booking (nr maxim de persoane aceeptate la o rezervare).
      
      Retineti ca pot fi activitati pentru care numarul maxim de persoane poate fi mai mare. Spre exemplu activitati de genul Hidroterapie unde in sedintele se desfasoara cu mai multe persoane am setat nr. max. 20. Vezi exemplu mai jos.
      
      3.1 - Pasul urmator la configurarea unei activitati este configurarea preturilor.
      Vedeti mai jos exemplu.
      Preturile pot fi stabilite pe perioade de timp (Start date / End Date),
      Pricing Type – tarifarea se va face pe activitate
      Tarifarea se poate face diferentiat pentru zilele saptamanii*.
      *Puteti opta inclusiv pentru preturi zilnice.
      
      **Inainte de salvare sa va asigurati ca are status Active!
      3.2 - Optional la o Activitate se pot adauga si Traces/Mentiuni (care sa fie trimise pe mail pentru notificare). De exemplu la rezervarea unei activitati se va crea automat aceasta Mentiune care va fi trimisa pe mail la o adresa prestabilita. Vezi exemplu mai jos.
      Topic – subiect mail
      Trace Details – detalii mail
      Completion Required – cere bifa “Complete”/”Rezolvat”
      Trace Delivery Options – Offset From (livrare “programabila”)*.
      *mai aveti disponibila si optiunea Date (livrare la data……).
      Offset From – Days Before Start date (livrare la un anumit numar de zile inainte de data de inceput)*.
      *mai aveti disponibile optiunile:
      Date After Created Date (la un anumit numar de zile dupa rezervare),
      Days After End Date (la un anumit numar de zile dupa sfarsitul activitatii)
      Days After Start Date (la un anumit numar de zile dupa data de inceput)
      Days Before Start Date (la un anumit numar de zile inaintea date de inceput)
      Days Before End Date (la un anumit numar de zile inaintea datei de sfarsit)
      Days – numarul de zile de la optiunile de mai sus.
      **In acest exemplu am trecut notificare trimisa cu o zi inainte de inceputul activitatii
      User – utilizator HMS
      Email Address - automat se va prelua parola pe care o are predefinita in HMS utilizatorul)
      Additional Email Address - adresa de email aditionala (ex. sef departament)
      1. - In continuare vedeti exemple operare rezervare activitati.
    2. 4. 1 – rezervare activitati de pe o rezervare de camera din hotel. Click pe butonul activities din HMS.
      Aveti disponibile urmatoarele optiuni:
      Book Activity - Rezerva o activitate
      Activity List - Lista activitati
      Calendar View -Vizualizare calendar
      Lookup Activity - Identificare activitate
      Alegeti Book Activity si completati dupa cum urmeaza:
      Activity Code – selectati din lista de activitati – activitatea dorita.
      La Booking Information – datele clientului din rezervare
      Amount – vedeti valoare nespecificata – aceasta se va actualiza cand se vor adauga si numarul de persoane (vedeti ai jos la Guest Types).
      Special Request – cerinte speciale daca este cazul (casca pentru bazin).
      Participant Count -vedeti numar de participanti inscrisi deja (ex, hidroterapie 20 adl simultan in bazin).
      Account – numele contului pe carese va taxa serviciul / activitatea.
      Bifa pe Account is Participant – adduce automat pe rezervare numele cleintului (altfel poate fi trecut numele pentru care se fac rezervarea).
      Start Date / Start Time – data si ora programarii
      Status – Blocked – status rezervare
      Activity Provider – angajatul caruia i se repartizeaza activitatea
      Scheduling – este afisat inteval orar si zilele saptamanii pentru care activitatatile se presteaza (orar functionare).
      ** Pentru intervalele orare disponibile pentru o anumita perioada/ zi verificati in calendar.
      
      Guest Types in aceasta rubrica se vor specifica numarul de persoane, iar in functie de acesta se va afisa tariful.
      Observati la Count am declarat numar adulti si s-a actualizat si pretul/Amount.
      Salvati rezervrea si inchideti ecranul de activitati. Fiecare rezervare (Sejur Hotel) care are facuta si minim o rezervare de activitati va fi evidentiata ca in exmplul de mai jos.
      Rezervari pentru activitati se pot face direct din acest modul (nu este obligatorie accesarea din sejurul cleintilor). Activity -> Book Activity.
      
      Rapoarte specifice modulului Activity
      
      Activity report - cu filtre pe Activity Provider sau Activity
      
      Guest Activity Report – raport cu filtre pe Confirmation Number, Guest Profiles ID