Advance Deposit

Pentru proprietatile care folosesc platile in avans si doresc o evidenta a incasarilor de avansuri se vor face urmatoarele configurari.

Configurati Politicile: ->Garantare + Depozit + Anulare + Returnare Avans.

Rates & Sales – Booking Policies – Define Booking Policies.

Se vor defini pe rand fiecare

1 – Deposit Policy

Atentie la Valuta – valuta in care este definit tariful. Daca se folosesc tarife in diverse valute – se va crea cate o politica pentru fiecare.

In acest exemplu avem 5 zile de la data rezervarii se “asteapta” toata suma de plata.

Alte oprtiuni vezi aici Suma fixa, Nr. nopti, si Procent.

2 – Guarantee Policy

Obligatoriu se va specifica Deposit.

3 – Cancelation Fee Policy

4 – Cancelation Refund Policy

Dupa definirea politicilor acestea se vor pune in aplicare. – Apply Booking Policies.

Aceste optiuni / politici se pot seta pe Proprietate / Tarif / Pachet/ Tip camera. Cele mai intalnite sunt fie Proprietate

Selectati perioada, eventual pe zile ale saptamanii “Date pattern” si politicile definite mai sus. Confirmati cu Save.

La final o rezervare cu aceste politici applicate ar trebui sa arate asa:

Observati Deposit Due Date si Deposit Amount.

Aceste politici se pot define separat si pentru anumite tarife. De exemplu in perioadele aglomerate (sarbatori

legale, perioade de vacanta) se vor defini politici diferite de restul anului.

In acest caz acestea se configureaza in lista la Define Booking Policies, iar la Apply se va folosi Package Plan.

Vezi exmplu setare de retur Avans setat in HMS

In momentul incare se anuleaza o rezervare in acest sens apare mesajul urmator de penalizare:

Adica 50% din total tarif.

Operare avansuri pe rezervari vezi exemplu mai jos.

Odata salvata rezervarea in functie de politici, suma datorata/asteptata ca avans se vede in rezervare la rubrica Guarantee -> Deposit Due Date = Data scadenta si Deposit Amount = Suma asteptata la plata.

Se trimite proforma si se asteapta plata acesteea. La momentul platii se va opera avansul si se va genera factura de avans.

In ecranul urmator operati avansul

Activity = Deposit (avansincasat), Transaction = 9015 = cod modalitate de plata (Transfer bancar), si 2483,7 = suma incasata.

Din tab-ul Tax Invoicing se va genera factura.

Datele cumparatorului sunt preluate din rezervare, ramane de bifat doar Print, sau E-mail in functie de modalitatea de livrare.

Avansurile se pot “Consuma” – sejur efectuat, se pot “Returna” – Refund, sau “Retine/Confisca” - Forfeit – pentru rezervarile anulate si pentru care politica de garantare permite acest lucru.

Un Avans “consumat” se va Opera automat la momentul Check-in. Soldul a ajuns negativ - vezi exemplu mai jos.

S-a “intamplat” asta pentru ca pe folio s-a operat automat “Storno avans”

Una vans se poate Returna daca polticile prevad acest lucru. In HMS se opereaza astfel: Tot de la Advance Deposit se face, doar ca de data asta avem la Activity – Refund, iar la Associated Deposit se allege linia de Avans

de returnat. Amount – se comleteaza automat suma totala de retunat (NU se poate si modifica).

Un avans se retine/cnfisca si tot de aici se opereaza. De data asta la Activity vom avea Forfeit.

Folosind aceste politici de rezervare, este simplu sa se verifice situatia avansurilor solicitate/achitate/termene limita de plata.

Advance Deposit Due Report – de la data la data = lista de rezervari cu suma datorata si data limita pana la care se asteapta plata.

In raportul Advance Deposit Report – aveti data limita pana la care se asteapta plata + Balance (sold).

Astfel sold pozitiv = Avans Retinut – vezi status rezervare = Cancelled.

Sold negativ = Avans achitat = Rezervare active cu avans achitat.

Sold zero = Avans asteptat si neachitat.

In raportul Advance Deposit Activity Report – se poate urmari activitatea privind avansurile (incasate/returnate/retinute).